Wszystko co musisz wiedzieć o nadchodzącej ustawie o ochronie sygnalistów (Q&A)

Ustawa o ochronie sygnalistów, która wchodzi w życie za niedługo, bo 25 września 2024 roku, nakłada na określone przedsiębiorstwa przede wszystkim obowiązek wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych, która musi spełniać wymogi z tej ustawy.

Ustalenie tej procedury musi być poprzedzone obowiązkowymi konsultacjami z pracownikami.

Przedsiębiorstwa mają także obowiązek podejmowania działań następczych po uzyskaniu zgłoszenia naruszenia prawa, jak i prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych.

‍

Ustawa ma celu ochronę sygnalisty, czyli osoby zgłaszającej określone naruszenie prawa przed działaniami odwetowymi ze strony przedsiębiorcy, który go zatrudnia.

Nie oznacza to jednak, że działania sygnalisty moga być dowolne, a zatrudniający go przedsiębiorca nie ma możliwości obrony przed nadużywaniem przepisów ustawy przez sygnalistę.

‍

Zapoznaj się z najważniejszymi pytania i odpowiedziami, wyjaśniającymi to, czego dotyczy ustawa o ochronie sygnalistów.

‍

1. Kto ma obowiązek wdrożyć przepisy ustawy o ochronie sygnalistów?

‍

Ustawę mają obowiązek wdrożyć:

1. Podmioty prawne*, na rzecz których pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób**, a także

2. Podmioty prawne, wykonujące działalność gospodarczą w zakresie:

• usług, produktów i rynków finansowych
• przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu
• bezpieczeństwa transportu
• ochrony środowiska

niezależnie od ilości pracowników.

‍

*: Podmiotami prawnymi w rozumieniu ustawy są:

• Osoby fizyczne, prowadzące działalność gospodarczą
• Osoby prawne (np. spółki prawa handlowego)
• Jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną (np. spółki osobowe, spółki w organizacji, wspólnoty mieszkaniowe itd.) 
• Inny pracodawca, jeżeli nie jest podmiotem publicznym 
• Podmioty publiczne: jednostki sektora finansów publicznych, inne państwowe jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, inne osoby prawne, utworzone w szczególnym celu zaspokajania potrzeb o charakterze powszechnym, ich związki itp., 

Uwaga, wymóg wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych nie dotyczy: jednostek organizacyjnych gminy lub powiatu liczących mniej niż 10 000 mieszkańców.

‍

**: Do liczby 50 osób, wykonujących pracę zarobkową zalicza się:

• Pracowników w przeliczeniu na pełne etaty
• Osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób (niezależnie od podstawy zatrudnienia) 

2. W jakim terminie należy wdrożyć ustawę o ochronie sygnalistów?

‍

Ustawa o ochronie sygnalistów wchodzi w życie w dniu 25 września 2024 roku.

Do tego czasu (a przed wdrożeniem procedury zgłoszeń wewnętrznych) należy także przeprowadzić konsultacje z pracownikami, które trwają nie krócej niż 5 dni (i nie dłużej niż 10 dni). 

‍

3. Jakie obowiązki nakłada ustawa o ochronie sygnalistów?

‍

Ustawa nakłada na podmioty opisane powyżej: 

1. Obowiązek ustalenia wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych (dalej jako: „procedura zgłoszeń wewnętrznych”)
   
2. Przed tym: obowiązek przeprowadzenia konsultacji z zakładową organizacją związkową/zakładowymi organizacjami związkowymi albo z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego
   
3. Obowiązek prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych
   
4. Obowiązek podejmowania działań następczych (weryfikacja zgłoszenia, dalsza komunikacja z sygnalistą itd.) po zgłoszeniu naruszenia.

‍

4. Co grozi za brak wdrożenia ustawy o ochronie sygnalistów?

‍

Brak ustalenia procedury zgłoszeń wewnętrznych jest wykroczeniem, za które grozi kara grzywny. Karę tę może ponieść osoba odpowiedzialna za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Nadto, za istotne utrudnianie dokonania zgłoszenia grozi kara grzywny, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.

Za ujawnienie tożsamości sygnalisty wbrew przepisom ustawy grozi grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

‍

Brak wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych może także skutkować wymiernymi stratami wizerunkowymi, co może mieć przełożenie na prowadzenie biznesu i na straty finansowe. 

‍

5. Kto może być sygnalistą?

‍

Sygnalistą może być: 

• pracownik
• pracownik tymczasowy 
• osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
• przedsiębiorca;
• prokurent;
• akcjonariusz lub wspólnik;
• członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
• osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
• Stażysta;
• Wolontariusz
• praktykant
• funkcjonariusz
• żołnierz

który uzyskał informację o naruszenia prawa w kontekście związanym z pracą

także : 

•  przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji lub służby 
• lub już po jego ustaniu. 

‍

6. W jaki sposób ustawa chroni sygnalistę? 

‍

Ustawa zakazuje działań odwetowych wobec sygnalisty, rozumianych jako: odmowa nawiązania stosunku pracy, wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy, niezawarcie umowy, obniżenia wysokości wynagrodzenia, wstrzymanie awansu lub pominięcie przy awansowaniu, przeniesienie na niższe stanowisko pracy, mobbing, dyskryminacja itd., w tym zakazuje próby lub groźby zastosowania takich działań.

Na pracodawcy spoczywa ciężar udowodnienia, że podjęte działanie, np. wypowiedzenie umowy, nie jest działaniem odwetowym.

Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania lub prawo do zadośćuczynienia (nie ograniczonego kwotowo). 

7. Jakie naruszenia może zgłosić sygnalista?

‍

Sygnalista może zgłosić naruszenie prawa, tj. działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:

• korupcji
• zamówień publicznych
• usług, produktów i rynków finansowych
• przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu
• bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami
• bezpieczeństwa transportu
• ochrony środowiska
• ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego
• bezpieczeństwa żywności i pasz
• zdrowia i dobrostanu zwierząt
• zdrowia publicznego
• ochrony konsumentów
• ochrony prywatności i danych osobowych
• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych
• interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej
• rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych
• konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt powyżej.

‍

8. Kiedy sygnalista nie korzysta z ochrony?

‍

Sygnalista nie korzysta z ochrony jeżeli nie miał uzasadnionych podstaw by sądzić, że informacja, którą zgłasza czy ujawnia publicznie:

•  jest prawdziwa 
• i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

‍

Dodatkowo, osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty.

‍

Autor: Julia Armata.

‍

Pomagamy z wdrożeniem w firmie wszystkich obowiązków, przewidzianych w ustawie o ochronie sygnalistów, a co pozwala ochronić interes firmy i osób nią zarządzający przed konsekwencjami braku wdrożenia czy niewłaściwego stosowania przepisów ustawy o ochronie sygnalistów.

Tworzymy pełną dokumentację do: przeprowadzenia konsultacji w firmie i wprowadzenia obowiązkowej procedury zgłoszeń wewnętrznych, którą też wdrażamy.

Zajmujemy się również stałą obsługa zgłoszeń naruszenia prawa (i związanych z nimi działań następczych), jak i prowadzeniem rejestru naruszeń prawa, spełniających wszystkie wymogi prawne i techniczne.

Dostarczamy także Naszym Klientom innowacyjne oprogramowanie do obsługi zgłoszeń naruszeń prawa i prowadzenia rejestru naruszeń: Sygnalista. Program ten powstał w wyniku współpracy fundacji, zajmującej się cyberbezpieczeństwem, spółką technologiczną i kancelarią prawną.

Świadczymy także usługi zastępstwa procesowego w sądzie w razie sporu sądowego z sygnalistą.

Listę naszych usług z zakresu ustawy o ochronie sygnalistów znajdziesz tutaj: Ustawa o ochronie sygnalistów.

‍

Jeżeli potrzebujesz pomocy z wdrożeniem czy stosowaniem ustawy o chronie sygnalistów, skontaktuj się z nami: Kontakt.

‍